AIにExcel表の改善を頼む前に｜変えてよい場所を決める4項目 | yasuの事務・データ整理サポートブログ

「このExcel表を、
もう少し見やすくしたい」

そう思ってAIに相談する時、
どこを変えてよいかまで
伝えていますか。

「使いやすくして」と頼むだけでは、
列の順番や数式など、
残したい場所まで
改善候補に入ることがあります。

そこで役立つのが、
変更前に作る
「4項目の変更ルール表」です。

この記事では、
実際のファイルをAIへ送らなくても
準備できる方法を紹介します。

なぜ改善前に範囲を決めるのか

AIは、見やすい表の案を
たくさん出せます。

一方で、
今の表を使う職場の決まりや、
集計に必要な列までは
説明しないと分かりません。

たとえば、
見た目では不要に見える空白列が、
印刷時の余白として
使われていることがあります。

列名を短くすると、
別シートの参照や
引き継ぎ資料と
合わなくなる場合もあります。

良い提案でも、
その表で変えてよいとは限りません。

決めた範囲なので変更してよい
ルールにないため確認が必要
守る場所なので変更しない

いきなり直すのではなく、
まず改善案だけを出してもらうのが
安全です。

変更ルール表の4項目

1. 変えてよい場所

最初に、
変更してよいセルや範囲を
具体的に書きます。

入力欄B4からD50の背景色
A列からD列の列幅
1行目の見出し文字
印刷時の余白

「見た目は変更可」だけでは、
範囲がまだ曖昧です。

セル番地や列名まで書くと、
判断しやすくなります。

2. 変えない場所

次に、
今のまま残す場所を決めます。

E列からG列の数式
列の並び順
シート名
非表示のシート
日付や金額の表示形式

数式が入っている場所は、
見た目と計算の両方に
関わることがあります。

分からない時は、
変更可にせず
「要確認」へ残しましょう。

3. 追加してよい内容

既存部分を変えなくても、
情報を追加すると
使いやすくなる場合があります。

H列へ確認欄を追加してよい
表の上へ入力ルールを追加してよい
セルのコメントを追加してよい
新しい確認用シートを追加してよい

追加場所と内容を
両方書くのがポイントです。

4. 確認方法

最後に、
改善後に何が同じなら
問題ないかを決めます。

データの件数が同じ
合計金額が同じ
代表3行の数式が同じ
印刷が1ページに収まる
入力欄だけ編集できる

「見やすくなった」だけで終わらず、
数字や動作でも確認します。

数式の確認を詳しく行う場合は、
「ChatGPTのExcel関数は正しい？元データへ入れる前の5つのテスト」
も参考にしてください。

架空の作業一覧表で記入する

ここでは、
架空の作業一覧表を例にします。

A列: 作業日
B列: 作業名
C列: 担当
D列: 状態
E列: 所要時間
F列: 月間合計の計算

変えてよい場所

B列からD列の列幅と、
1行目の見出し色。

変えない場所

A列の日付形式、
F列の数式、
列の並び順、
シート名。

追加してよい内容

G列へ確認済み欄を追加。
表の上へ入力ルールを1行追加。

確認方法

元の表と行数が同じ。
F列の月間合計が同じ。
代表3行の数式が同じ。

これなら、
「何でも改善して」より
確認する場所がはっきりします。

AIへ渡す依頼文

次の形なら、
実データを送らなくても
改善案を相談できます。

架空の作業一覧表を改善したいです。
いきなり変更手順を決めず、
まず改善案だけを出してください。
変えてよい場所:
B列からD列の列幅と見出し色
変えない場所:
A列の日付形式、F列の数式、
列順、シート名
追加してよい内容:
G列の確認済み欄、
表の上の入力ルール
確認方法:
行数、月間合計、
代表3行の数式を元表と比べる
ルールにない変更は、
「要確認」として分けてください。

実際の会社名や氏名、
メールアドレス、
顧客情報は入れず、
架空の列名と数行で
相談する方法もあります。

勤務先のルールがある場合は、
そちらを優先してください。