ChatGPTに文章を整えてもらうと、
メールや提案文の下書きを
短い時間で作りやすくなります。
ただし、
元の文章やファイルをそのまま入れると、
個人情報まで送ってしまうことがあります。
大切なのは、
AIを使わないことではありません。
公開されたら困る情報を、
入力前に消すか、
別の言葉へ置き換えることです。
個人情報保護委員会の注意喚起でも、
生成AIへ個人情報を入れる時は、
利用条件などの確認を求めています。
この記事では、
派遣社員がChatGPTを使う前に、
確認したい情報を5つに分けます。
読み終えると、
文章サポートの便利さを残しながら、
入力する情報を減らせます。
ChatGPTには公開されると困る情報を入れない
最初の結論は、
公開されたり、
第三者に見られたりすると困る情報を、
入力しないことです。
自分の情報だけでなく、
依頼者、取引先、同僚など、
他の人の情報にも注意します。
OpenAIのデータ使用FAQでは、
個人向けサービスへ送った内容が、
設定に応じてモデル改善に
使われる場合があると説明しています。
同じFAQには、
確認されたくない機密情報を
入力しないよう案内があります。
設定だけで安心と決めず、
送る前に情報を減らすのが基本です。
個人情報を入れないための5つの置き換え
迷った時は、
元の文章をそのまま貼らず、
次の5つに置き換えます。
氏名や会社名は役割名へ置き換える
氏名は「依頼者A」、
会社名は「取引先A」、
部署名は「担当部署」に変えます。
文章を整えるだけなら、
実際の名前を使わなくても、
相手との関係は伝わります。
珍しい役職や細かな地域名など、
組み合わせると相手が分かる情報も
大まかな言葉へ変えます。
住所や連絡先は文章から削除する
住所、電話番号、
メールアドレス、生年月日は、
必要がなければ削除します。
消した場所には、
「連絡先は削除済み」と書けば、
文章の流れを残せます。
パスワード、確認コード、
口座やカードに関する情報は、
置き換えずに完全に外します。
エラー文を相談する時も、
認証情報を消してから、
必要な部分だけを使います。
番号や実数は架空の値へ置き換える
社員番号、会員番号、注文番号は、
「ID001」などの
架空の番号へ変えます。
文章例に金額が必要なら、
実際の金額ではなく、
サンプルの数字を使います。
正確な日付が不要なら、
「来週末」や「指定日」のように
大まかな条件へ変えます。
依頼文は目的と条件へまとめ直す
依頼メール、名簿、申込内容には、
自分以外の情報が含まれます。
原文を貼る代わりに、
「納期変更への返信を作りたい」
という目的へまとめ直します。
必要な条件だけを、
箇条書きで短く添えます。
本業や案件の未公開情報は、
個人情報でなくても入力しません。
会社や依頼者が決めた
AI利用ルールがある場合は、
そのルールを優先します。
使ってよいか分からない時は、
個人用アカウントへ貼らず、
担当者へ確認します。
元ファイルは作業用コピーへ絞る
ExcelやPDFを送る時は、
見えている本文だけでなく、
ファイル全体を確認します。
ファイル名、シート名、コメント、
非表示の行や列、別シートに、
不要な情報が残ることがあります。
原本を直接使わず、
作業用コピーを作ってから、
必要な部分だけに絞ります。
できればファイルを送らず、
匿名化した数行だけを
文章として入力します。
入力前は削除・置き換え・絞り込みの順で確認する
情報を減らす時は、
3つの順番にすると迷いにくいです。
- 不要な情報を削除する
- 固有名詞を記号へ置き換える
- 必要な部分だけに絞る
まず、
回答に必要のない列や文章を
削除します。
次に、
氏名を「Aさん」、
会社名を「取引先A」に変えます。
最後に、
ファイル全体ではなく、
質問に必要な数行だけを使います。
この順番なら、
文章の意味を残しながら、
送る情報を小さくできます。
依頼内容を先に整理する時は、
在宅データ整理の依頼内容メモも
確認に使えます。
個人情報を入れない文章依頼へ変える
ChatGPTへ依頼する時は、
原文を渡すより、
目的と条件だけを伝えます。
たとえば、
次のように書けます。
「依頼者から納期変更の相談が来ました。
個人名や会社名を使わず、
丁寧な返信案を作ってください。
新しい納期は来週末です。」
この形なら、
返信文に必要な状況は伝わります。
実際の氏名、連絡先、
注文番号を入れる必要はありません。
出力された文章には、
あとから自分で必要な情報を戻します。
戻す時も、
宛名や日付を間違えていないか、
送信前に確認します。
個人情報を入力してしまった時は放置しない
入力後に気づいた時は、
まず同じ内容を
別のチャットへ送り直しません。
ChatGPTの会話は、
アーカイブではなく削除します。
OpenAIのチャット削除案内では、
削除した会話は表示から消え、
例外を除いて30日以内に
システムから削除される予定です。
アーカイブは非表示にするだけで、
削除ではありません。
パスワードや確認コードを
入力した場合は、
そのサービスの公式画面から、
変更や無効化を進めます。
本業や依頼者の情報なら、
自分だけで終わらせず、
決められた連絡先へ報告します。
何を入力したか、
いつ気づいたかを整理すると、
相談しやすくなります。
データ設定は補助として確認する
ChatGPTには、
会話をモデル改善に使うかを選ぶ
データコントロールがあります。
OpenAIのデータコントロールFAQでは、
「すべての人のために
モデルを改善する」をオフにすると、
会話は学習に使われないと説明しています。
一時チャットの公式FAQでは、
履歴に表示されず、
モデル改善にも使われません。
ただし、
安全上の目的で最大30日、
コピーを保つ場合があります。
これらの設定は、
個人情報を入れてよいという
許可ではありません。
設定を確認した後も、
削除、置き換え、絞り込みを
続けます。
派遣社員向け30秒チェック
送信ボタンを押す前に、
次の5問を確認します。
- 個人を特定できる情報はないか
- 他の人から預かった情報はないか
- 認証や決済に使う情報はないか
- 未公開の仕事情報はないか
- ファイルの別部分も確認したか
1つでも迷ったら、
その場では送信しません。
情報を減らしてから、
質問を作り直します。
作業前の確認を習慣にする時は、
在宅データ入力のミス防止チェックも
参考になります。
AI文章サポートは架空の例から練習する
最初の練習では、
実際の仕事や依頼者の文章を
使う必要はありません。
架空の依頼、架空の氏名、
サンプルの数字を使えば、
安全に文章の整え方を試せます。
慣れてからも、
実データを入れるのではなく、
匿名化した条件を使います。
AI文章サポートの基本は、
AI文章サポートで在宅ワーク準備を進める方法で
確認できます。
よくある質問
名字だけなら入力しても大丈夫ですか
名字だけで決めず、
会社名や担当内容など、
他の情報との組み合わせを見ます。
文章作成に不要なら、
「担当者A」へ置き換えます。
学習をオフにすれば個人情報を入れられますか
学習をオフにしても、
個人情報や機密情報を
入れてよいとは限りません。
入力前に情報を減らし、
勤務先や依頼者のルールも確認します。
会社が用意したAIなら使えますか
会社が認めた範囲と、
入力してよい情報の種類を確認します。
個人用アカウントと
会社用の環境を混ぜません。
写真や画像にも注意が必要ですか
顔、名札、住所、画面の通知などが
写っていないか確認します。
必要な部分だけに切り取り、
不要な情報を隠してから使います。
入力したか分からない時はどうしますか
会話履歴と送ったファイルを確認し、
迷う会話は削除します。
仕事の情報が含まれる可能性があれば、
決められた担当者へ相談します。
まとめ
ChatGPTへ文章を入れる前は、
次の5つへ置き換えます。
- 氏名や会社名を役割名へ変える
- 住所や連絡先を削除する
- 番号や実数を架空の値へ変える
- 依頼文を目的と条件へまとめる
- 元ファイルを作業用コピーへ絞る
削除、置き換え、絞り込みの順で、
入力する情報を減らします。
もし入力した後に気づいたら、
放置せず会話を削除し、
必要な相手へ報告します。
架空の例から練習すれば、
個人情報を使わなくても、
AI文章サポートを活用できます。
在宅ワーク準備を全体から見直す時は、
派遣社員向け在宅ワーク準備ロードマップへ
戻って確認できます。
