- AIにチェックリストを作らせても大丈夫？
- 出てきたものを、そのまま使っていい？
- 事務の仕事で使うとき、何に気をつける？
私も同じことが気になって、
実際にChatGPTで試してみました。
結果は、事前の説明と実際に返ってきた
内容が、4か所ちがうというものでした。
しかも、私が書いていない手順が
2つ増えていました。
この記事では、そのときのやりとりを
そのまま紹介します。
読み終えると、AIの回答と元のメモを
見比べる3つのポイントが分かります。
まず結論
AIが「こう整理します」と説明しても、
実際に返ってきた内容は、
その通りとは限りませんでした。
とくに気になったのは、
元のメモに書いていない手順が、
回答に補われていたことです。
便利ではあるのですが、
そのまま手順書として配ってしまうと、
誰も指示していない作業が
定着してしまうかもしれません。
私はChatGPTの有料プランで試しました。
無料プランでも文章で質問できますが、
今回の結果は有料プランのものです。
プランや試した時期によって、
回答が変わる可能性があります。
試したこと
① AIに聞いてみた
「乱れた作業メモを、チェックリストに
整理してほしい」とお願いしました。
すると、こう説明してくれました。
以下のように整理します。
・作業前の準備
・作業手順
・確認項目
・注意点
・完了後の処理
・チェック欄（□）
・不明点・要確認事項
7つの項目で整理する、という説明です。
この時点では、かなり期待しました。
② 実際にメモを貼ってみた
そこで、架空の作業メモを渡しました。
わざと、ざっくりした書き方にしています。
エクセル開いて先月の売上データを
コピー、新しいシートに貼り付け。
合計だけ確認して上司に送る。
元のファイルはさわらないこと。
あと締め日過ぎてたら先に確認。
③ 返ってきたもの
売上データ確認チェックリスト
作業前
・締め日を過ぎていないか確認する
・締め日を過ぎている場合は、
作業前に上司へ確認する
データのコピー
・Excelファイルを開く
・先月の売上データをコピーする
・新しいシートを作成する
・コピーした売上データを
新しいシートへ貼り付ける
・元のファイル・元データは変更しない
内容確認
・売上の合計金額を確認する
・コピー前後で合計金額が
一致しているか確認する
送付
・確認済みのデータを上司へ送る
・送付が完了したことを確認する
注意：元のファイルには
上書き保存しないこと。
読みやすさとしては、十分でした。
ただ、最初の説明と見比べると、
ちがう点がいくつもありました。
説明と違った4つのこと
① 説明に挙がった項目構成と違った
説明では「作業前の準備／作業手順／
確認項目／注意点／完了後の処理」
という項目が挙がっていました。
実際は「作業前／データのコピー／
内容確認／送付」と、
その作業の流れに沿った見出しに
なっていました。
読みやすさで言えば、
むしろこちらの方が自然です。
ただ「毎回この項目で出てくる」と
思っていると、当てが外れます。
② 「不明点」が独立して出てこなかった
説明にあった「不明点・要確認事項」の
欄は、出てきませんでした。
元のメモで一番あいまいだったのは、
「締め日過ぎてたら先に確認」
という部分です。
これは消えたわけではなく、
チェックリストの中に
溶け込んでいました。
あいまいな部分が、確定した手順と
同じ見た目で並んでしまいます。
急いでいるときほど、
見落としやすい形です。
③ 書いていない手順が2つ増えた
これが一番気になった点です。
元のメモには「合計だけ確認して
上司に送る」としか書いていません。
ところが、返ってきたものには
次の2つが増えていました。
- コピー前後で合計金額が一致しているか確認する
- 送付が完了したことを確認する
どちらも、実務では
「やった方がいい」ことです。
気が利いている、とも言えます。
ただ、これは私が書いたことでは
ありません。
元のメモには無かった内容が、
回答に補われていた形です。
④ チェック欄（□）が付かなかった
説明では「チェック欄（□）」と
書かれていました。
実際に出てきたのは、
普通の箇条書きだけでした。
白抜きの四角は付いていません。
印刷して手で確認していく使い方を
考えていたので、ここは
少し当てが外れました。
ここまでが、実際に試した結果です。
同じ「AIの返した内容を
そのまま信じない」という考え方は、
AIに情報を渡すときにも使えます。
渡す前の置き換え方は、
AIに個人情報を渡す前の置き換え方の記事
で具体的に整理しています。
それでも便利だと感じたこと
正直に書くと、良いところもありました。
今回の試行では、ざっくりしたメモが、
見比べやすいたたき台になりました。
自分で一から書き起こすより、
気持ちの負担は軽かったです。
また、このときは追加で質問すると、
2パターンの案も出てきました。
「どちらが自分の職場に合うか」を
選ぶ形で進められました。
たたき台を作る用途では、
私には役立ちました。
事務で使うときの3つの確認
試してみて、これだけは
確認した方がいいと感じた点です。
- 元のメモに無い手順が増えていないか見比べる
- あいまいな部分が、確定した手順に化けていないか確かめる
- 会社名・顧客名・売上額など、仕事上の秘密や個人情報は、会社の許可なく入力しない
とくに1つ目は、
元のメモを横に置いて
見比べるだけで済みます。
AIが足してくれた手順が
良いものなら、そのまま採用すれば
いいだけです。
問題なのは、足されたことに
気づかないまま使うことです。
まとめ
- AIの説明と、実際に返ってきた内容は一致しないことがある
- 見出しは、作業内容に合わせて変わることがある
- あいまいな部分は、確定した手順に紛れ込むことがある
- 元のメモに無い手順が補われる
- チェック欄（□）は付かなかった
たたき台としては、役に立ちました。
そのまま配る手順書としては、
ひと手間の確認が必要でした。
作業中にファイルを誤って変えて
しまったときの確認方法は、
Googleスプレッドシートの変更履歴の記事
で整理しています。
