短い作業メモをAIへ渡して、
読みやすい手順書にしたい。
そう思って頼んだのに、
元メモにない操作まで加わると
どこまで信じてよいか迷います。
私が以前、ChatGPTで
架空の業務メモから
チェックリストを作った時は、
最初の説明と実際の出力に
4つの違いがありました。
元メモにない手順も、
2つ加わっていました。
AIが役に立たないという意味ではありません。
下書きを作る前と作った後に、
人が確認する場所を決める必要があります。
この記事では、AIへ頼む前に決めたい5項目と、
元メモにない手順を見分ける方法を紹介します。
読み終えると、架空の作業メモを使い、
確認しながら手順書のたたき台を作れます。
結論：AIへ頼む前に判断の境界を決める
AIへ「手順書を作って」とだけ頼むと、
足りない情報を補ったように見える文章が
加わることがあります。
そこで先に決めるのが、次の5項目です。
- 何のための手順書か
- 誰が読むのか
- 作業前の条件は何か
- どんな時に止めるのか
- 何を確認したら完了か
OpenAIの案内でも、
明確で具体的な指示と文脈を伝え、
回答を見ながら調整する方法が
紹介されています。
ただし、細かく指示しても
AIの回答が正しいとは限りません。
AIは文章のたたき台を作る役割、
最終判断は人の役割と分けます。
作る前に決めたい5項目
5項目は、長く書く必要はありません。
まずは1項目につき、
1〜2行で整理します。
| 決める項目 | 書く内容の例 |
|---|---|
| 目的 | 月次データを確認し、報告できる状態にする |
| 読み手 | Excelの基本操作ができる担当者 |
| 前提条件 | 元ファイルを複製し、コピーで作業する |
| 例外・停止条件 | 締め日を過ぎていたら進めず確認する |
| 完了条件 | 合計を照合し、指定名で保存する |
1．何のための手順書か
最初に、作業名ではなく
終わった時の状態を書きます。
「売上表を整理する」だけでは、
どこまで行えば終わりか分かりません。
「月次データを確認し、
報告できる状態にする」と書くと、
手順に必要な確認が見えやすくなります。
2．誰が読むのか
同じ作業でも、
読む人の経験で説明量が変わります。
Excelを初めて使う人向けなら、
ファイルの開き方や保存場所も必要です。
基本操作ができる人向けなら、
細かなクリック操作を減らせます。
読者を決めると、
説明不足と説明過多を防ぎやすくなります。
3．作業前の条件は何か
作業を始めてよい条件を整理します。
たとえば、元ファイルを直接変更しない、
指定フォルダーのコピーを使う、
必要な権限を確認するなどです。
前提条件が抜けると、
本文の手順が正しくても
安全に実行できないことがあります。
4．どんな時に止めるのか
通常の流れだけでなく、
進めてはいけない条件も書きます。
日付が違う。
必要な列がない。
合計が元資料と合わない。
このような時は、
AIに判断させて先へ進めず、
「要確認」として止めます。
5．何を確認したら完了か
最後に、完了の基準を決めます。
合計が一致した。
元ファイルを変更していない。
指定した名前で保存した。
完了条件があると、
「作業は終わったはず」という
曖昧な状態を減らせます。
AIへ渡す入力例
5項目を決めたら、
次の形でAIへ渡します。
次の作業メモを、 手順書のたたき台にしてください。 目的： 読み手： 前提条件： 例外・停止条件： 完了条件： 制約： ・元メモにない手順は、 本文へ混ぜず「AIの提案」と分ける ・あいまいな部分は確定せず、 「要確認」と表示する ・不足情報を最初に列挙する 元メモ： （個人情報を除いた架空のメモ）
「元メモにない内容を追加しない」だけでは、
必要な補足まで消えることがあります。
そこで、補足が必要なら
「AIの提案」として分けるよう頼みます。
提案と確定した手順を混ぜないことが、
あとで確認する時のポイントです。
出力は3つに分けて確認する
AIの下書きができたら、
各手順を次の3つに分けます。
| 分類 | 確認すること |
|---|---|
| 元メモにある | 意味や順番が変わっていないか |
| AIの提案 | 必要性を人が判断できるか |
| 要確認 | 情報不足のまま確定していないか |
元メモの内容が変わっていないか
言い換えによって、
作業の対象や順番が
変わっていないかを見比べます。
特に、保存先、対象期間、
ファイル名、確認する数値は、
元メモと1つずつ照合します。
AIの提案が混ざっていないか
AIが追加した内容は、
便利そうでも自動採用しません。
必要な操作か。
権限があるか。
元の作業ルールと矛盾しないか。
この3点を人が確認します。
私が行った
ChatGPTのチェックリスト検証でも、
元メモにない2つの手順が加わりました。
この経験から、追加された手順は
別枠にして確認するようにしています。
要確認を無理に埋めていないか
元メモに書かれていない日付や判断を、
もっともらしい内容で埋めていないかを見ます。
OpenAIも、ChatGPTは
誤った内容や誤解を招く内容を
出すことがあると案内しています。
重要な情報は、
信頼できる情報源で確認が必要です。
不明点は文章を整えて隠さず、
「要確認」のまま残します。
本番前は架空データかコピーで試す
手順書ができても、
いきなり本番データでは試しません。
まず、架空データか
作業用コピーを使います。
- 元ファイルが変わらないか
- 指定した順番で進められるか
- 途中で判断が必要にならないか
- 完了条件を確認できるか
1回通してみると、
読むだけでは分からない抜けを
見つけやすくなります。
手順を直したら、
更新日と変更した場所も残します。
AIへ入れない情報を先に除く
会社や依頼者の情報を含むメモは、
そのままAIへ貼り付けません。
たとえば、次の情報です。
- 本名やメールアドレス
- 顧客名や会社名
- 社員番号や顧客ID
- 未公開の金額や取引情報
- 許可を得ていない元ファイル
練習では、名称や数値を置き換えた
完全な架空データを使います。
利用するAIサービスや勤務先、
依頼元のルールも確認します。
よくある質問
AIで作った手順書はそのまま使えますか？
そのまま本番へ使わず、
元メモとの照合と試行が必要です。
AIは文章のたたき台を作り、
人が内容と安全性を確認します。
元メモにない手順は全部削除しますか？
すぐ削除せず、
「AIの提案」として分けます。
必要性、権限、元のルールとの整合を
人が確認してから採用します。
元メモが短すぎる時はどうしますか？
AIに不足情報を列挙してもらい、
分かる人へ確認します。
AIに推測で埋めさせず、
不明点は「要確認」のまま残します。
まとめ
AIで作業手順書を作る前に、
次の5項目を決めます。
- 目的
- 読み手
- 前提条件
- 例外・停止条件
- 完了条件
作成後は、各手順を
「元メモにある」
「AIの提案」
「要確認」に分けます。
AIは下書き作りに使い、
元情報との照合と最終判断は
人が担当します。
まずは個人情報を含まない
架空の作業メモを1つ用意し、
5項目を1行ずつ埋めてみてください。
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