Googleフォームで回答を集めると、
自由記述の回答が
思ったより多くなることがあります。
選択式なら数を数えやすいですが、
自由記述は人によって
書き方が変わります。
そのままExcelに移すと、
どこまで直してよいのか、
どう分類すればよいのかで
迷いやすくなります。
この記事では、
Googleフォームの自由記述回答を
Excelで整理する前に
決めたいことを整理します。
自由記述は便利だがそのまま集計しにくい
自由記述は、
回答者の本音や細かい事情を
拾いやすい形式です。
たとえば、
困っている作業内容、
参加理由、
希望するサポート内容などは、
選択式だけでは足りないことがあります。
一方で、
自由記述はそのまま集計しにくいです。
同じ意味でも、
人によって書き方が変わるからです。
たとえば、
「Excel」
「エクセル」
「表計算」
「スプレッドシート」
のように、
似ている言葉が混ざることがあります。
まずは、
自由記述をすぐ直すのではなく、
何のために整理するのかを決めます。
まず整理の目的を決める
自由記述回答を整理する前に、
最初に決めたいのは目的です。
目的があいまいなまま整理すると、
必要以上に直したり、
大事な言葉を消したりしやすくなります。
目的は、
次のように分けると考えやすいです。
- 全体の傾向を見たい
- 問い合わせ内容を分類したい
- 次回の選択肢を作りたい
- 納品用の一覧表にしたい
- 個別対応が必要な回答を見つけたい
たとえば、
全体の傾向を見たいなら、
似ている回答を大まかに分類します。
納品用の一覧表にしたいなら、
原文と整理後の分類を
分けて残します。
目的を先に決めるだけで、
作業のやりすぎを防ぎやすくなります。
原本と作業用シートを分ける
自由記述回答を扱う時は、
原本を直接書き換えない方が安心です。
Googleフォームの回答は、
スプレッドシートで確認したり、
CSVとして保存したりできます。
ただし、
回答者が書いた言葉そのものは、
あとから確認できるように残します。
おすすめは、
次の3つを分けることです。
- 原本シート
- 作業用シート
- 分類メモ
原本シートは、
回答をそのまま残す場所です。
作業用シートは、
コピーした回答を見ながら、
分類や確認を進める場所です。
分類メモは、
どの言葉をどの分類にしたかを
残す場所です。
この3つを分けると、
あとで見返した時に、
何を直したのかがわかります。
分類ルールを先に作る
自由記述回答を整理する時は、
分類ルールを先に作ります。
いきなり全部の回答を直そうとすると、
途中で判断がぶれやすくなります。
まずは、
10件くらいを見て、
よく出る言葉をざっくり分けます。
たとえば、
Googleフォーム作成相談なら、
次のように分けられます。
- 質問項目を考えたい
- 回答を集計したい
- Excelに移したい
- 入力ミスを減らしたい
- 個別に確認が必要
- 判断保留
大事なのは、
最初から完璧な分類にしないことです。
分類名は、
後から見ても意味がわかる言葉にします。
迷う回答は、
無理にどれかへ入れず、
判断保留にしておきます。
表記ゆれは無理に全部直さない
自由記述回答では、
表記ゆれがよく出ます。
表記ゆれとは、
同じ意味なのに書き方が違うことです。
たとえば、
「Googleフォーム」
「グーグルフォーム」
「フォーム」
のような違いです。
整理する時は、
すべての言葉をきれいに直すより、
集計に必要な範囲だけそろえます。
原文は残したまま、
作業用の列に
「Googleフォーム」などの
分類名を入れると安心です。
回答者の言葉を勝手に言い換えると、
意味が変わることがあります。
特に、
困りごとや不満に近い回答は、
言い換えすぎない方がよいです。
個人情報を広げない
自由記述回答には、
思わぬ個人情報が入ることがあります。
名前、電話番号、住所、勤務先、
具体的な事情などです。
在宅ワークの練習として扱う場合でも、
個人情報を含む実データを
勝手に練習へ使うのは避けます。
作業する時は、
次の点を確認します。
- 必要な人だけが見られるか
- 共有範囲が広すぎないか
- 納品用に不要な情報が入っていないか
- 練習用なら架空データにしているか
- 外部へ出してよい内容か
自由記述は便利ですが、
回答者が想定していない情報まで
書いてしまうことがあります。
整理の前に、
個人情報を広げない流れを
決めておくことが大切です。
納品用にするならメモも残す
Googleフォーム回答整理を
仕事見本や納品用にするなら、
整理した表だけでなく、
作業メモも残すと安心です。
メモに入れる内容は、
難しくなくて大丈夫です。
- 原本は残しているか
- どの列で分類したか
- 判断保留にした回答はあるか
- 表記ゆれをどう扱ったか
- 個人情報を確認したか
このメモがあると、
あとから説明しやすくなります。
ココナラやランサーズで、
Googleフォーム回答整理の相談を受ける時も、
「どう整理したか」を説明できると、
相手が安心しやすくなります。
作業そのものより、
確認しながら進める姿勢が
信頼につながります。
在宅ワーク練習では小さく試す
最初から本番の回答データで
練習しなくて大丈夫です。
まずは、
自分で短いGoogleフォームを作り、
架空の回答を5件から10件ほど入れます。
質問は、
在宅ワーク準備に近い内容で十分です。
たとえば、
「困っている作業は何ですか」
という自由記述を作ります。
その回答を、
原本、作業用、分類メモに分けて
整理してみます。
この練習だけでも、
回答整理の流れがつかめます。
Excelが得意ではなくても、
まずは表を壊さず扱うこと、
分類を決めること、
迷った点を残すことから始めれば大丈夫です。
よくある質問
自由記述回答は全部きれいに直すべきですか？
全部を直す必要はありません。
原文は残し、
作業用の列で分類する方が安心です。
意味が変わりそうな回答は、
無理に言い換えず、
確認メモに残します。
Excelとスプレッドシートのどちらで整理すればよいですか？
どちらでも整理できます。
Googleフォームの回答は、
まずスプレッドシートで確認しやすいです。
納品や作業環境に合わせて、
必要ならExcel形式やCSVで扱います。
大事なのは、
原本を残してから作業することです。
AIで分類してもよいですか？
試してもよいですが、
最初から任せきりにしない方が安心です。
AIは分類のたたき台には使えますが、
回答の意味や個人情報の扱いは、
人が確認する必要があります。
まずは少ない件数で、
自分の分類ルールを作る練習から始めます。
個人情報が入っていたらどうしますか？
まず共有範囲を確認します。
納品や練習に不要な情報なら、
作業用の表では伏せる候補にします。
ただし原本を勝手に消したり、
判断できない内容を独断で直したりせず、
必要に応じて依頼者に確認します。
まとめ
Googleフォームの自由記述回答は、
回答者の本音を拾いやすい反面、
そのままでは整理しにくいことがあります。
Excelで整理する前に決めたいのは、
次の5つです。
- 何のために整理するか
- 原本をどう残すか
- 作業用シートをどう分けるか
- 分類ルールをどう作るか
- 個人情報をどう守るか
自由記述回答は、
きれいに書き換えることより、
意味を変えずに扱うことが大切です。
在宅ワークの準備では、
小さな架空データから試し、
原本、作業用、分類メモを
分ける練習をしてみましょう。
この流れに慣れると、
Googleフォーム作成だけでなく、
回答整理やExcelデータ整理の
仕事見本にもつながります。
関連記事:
