Googleフォームを作る時に、
「これは選択式でいいのかな」
「自由に書いてもらう方が親切かな」
と迷うことがあります。
でも、なんとなく自由記述を増やすと、
あとで集計しにくくなります。
在宅ワークの練習や、
小さなフォーム作成の仕事では、
質問形式を分ける力も大事です。
この記事では、
Googleフォームで選択式と自由記述を
どう分けるかを、
初心者向けに整理します。
難しい関数や自動化ではなく、
作る前に迷わないための
基本チェックとして読んでください。
先に集計したいかどうかを決める
最初に考えるのは、
その回答をあとで数えたいかです。
数えたいなら、
できるだけ選択式にします。
たとえば、
参加できる曜日、希望の連絡方法、
知りたい内容などは、
選択式にすると集計しやすくなります。
反対に、
理由や感想をそのまま読みたい時は、
自由記述が向いています。
先にこの判断をしておくと、
質問形式で迷いにくくなります。
選択式が向いている質問
選択式が向いているのは、
回答の候補を先に出せる質問です。
たとえば、
次のような質問です。
- 希望する連絡方法
- 参加できる曜日
- 使ったことがあるツール
- 申し込みの目的
- 確認したい作業内容
選択式にすると、
回答者は迷わず選びやすくなります。
集計する側も、
同じ表記で回答が集まるため、
あとで数えやすくなります。
「はい」「Yes」「○」のように、
同じ意味なのに表記が分かれる心配も
減らせます。
自由記述が向いている質問
自由記述が向いているのは、
一人ひとりの事情を
そのまま知りたい質問です。
たとえば、
次のような質問です。
- 困っていること
- 相談したい内容
- 補足して伝えたいこと
- 自由な感想
- 具体的な希望や事情
自由記述は、
読者や依頼者の本音を知るには便利です。
ただし、
数を集計するには手間がかかります。
そのため、
全部を自由記述にするより、
選択式で大きく分けてから、
必要なところだけ自由記述にすると安心です。
質問の例で見る使い分けの早見表
この記事でいう選択式は、
ラジオボタン、チェックボックス、
プルダウンのように、
用意した答えから選んでもらう形です。
自由記述は、記述式や段落のように、
回答者に文字で書いてもらう形です。
どちらにするか迷ったら、
答えの候補を先に書き出せるかで
考えると分けやすくなります。
- 候補を全部書き出せるなら選択式
- ほぼ書き出せるなら選択式＋その他
- 書き出せないなら自由記述
小さな勉強会の申し込みと
感想のフォームを例に、
質問ごとに当てはめてみます。
| 質問の例 | 合う形 | 決め手 |
|---|---|---|
| 年代 | 選択式 | 候補を全部並べられる |
| 参加できるか | 選択式 | 答えが2〜3通りしかない |
| 参加できる日 | 選択式（複数可） | 候補日を先に決めてある |
| 満足度 | 選択式 | 段階をそろえると比べやすい |
| 希望の連絡方法 | 選択式 | 対応できる方法だけ並べればよい |
| 知ったきっかけ | 選択式＋その他 | 主な候補はあるが漏れも出そう |
| 参加できない理由 | 選択式＋その他 | よくある理由以外もありそう |
| 感想 | 自由記述 | 一人ひとりの言葉で読みたい |
| 次回への要望 | 自由記述 | どんな答えが来るか読めない |
| 当日までの質問 | 自由記述 | 内容を前もって決められない |
表の「選択式＋その他」は、
主な答えを選択肢に並べ、
どれにも合わない人だけ
ひとこと書いてもらう形です。
ラジオボタンとチェックボックスに
「その他」を付けて作ります。
質問形式を使い道で選ぶ考え方や、
目的決めから回答整理までの
6つの順番は、
まとめ記事で確認できます。
1つの質問に目的を詰め込みすぎない
集計しにくいフォームは、
1つの質問に複数の目的が
入っていることがあります。
たとえば、
「内容と対応について感想を書いてください」
という質問です。
この場合、
内容の感想なのか、
対応への感想なのかが
分かれにくくなります。
質問は、
できるだけ1つの目的に絞ります。
内容を聞きたいなら内容だけ。
対応を聞きたいなら対応だけ。
分けて聞く方が、
回答者も答えやすくなります。
その他欄を増やしすぎない
選択式を作る時に、
「その他」を入れたくなることがあります。
その他欄は便利ですが、
増やしすぎると自由記述が増え、
集計しにくくなります。
まずは、
よくありそうな選択肢を並べます。
それでも足りない時だけ、
その他欄を使うくらいで大丈夫です。
その他の回答が多くなったら、
次回のフォームで選択肢に追加する
候補として見直します。
最初から完璧な選択肢を作るより、
回答を見て少しずつ直す考え方が安全です。
その他欄を入れるかどうかは、
何のために入れるのか、
回答をどう集計するのかを
先に決めておくと迷いにくくなります。
入れる前に決めたい5つのことは、
その他欄の記事で整理しています。
公開前にテスト回答を見る
フォームを作ったら、
公開前にテスト回答を入れます。
3件から5件くらいで十分です。
テストで見るのは、
質問画面だけではありません。
回答がスプレッドシートで
どう並ぶかも確認します。
見ておきたいのは、
次のような点です。
- 1つの質問が1列になっているか
- 列名が長すぎないか
- 選択肢の表記がそろっているか
- 自由記述が多すぎないか
- 集計したい項目が数えやすいか
ここで違和感があれば、
公開前に質問形式を直します。
公開後に直すより、
この段階で直す方が楽です。
架空の回答5件で比べるスプレッドシートの見え方
テスト回答を見る時に、
選択式と自由記述で
どこに違いが出るのかを、
例で確かめてみます。
私も、お客さんのGoogleフォームを
作る仕事を受けたことがあります。
ただ、その中身は出せないので、
ここでは架空の回答で比べます。
同じ5人に、
「いちばん参加しやすい時間帯」を
2つの形で聞いたとしたら、
という想定です。
| 回答 | 選択式で聞いた場合 | 自由記述で聞いた場合 |
|---|---|---|
| 1人目 | 午前 | 午前中 |
| 2人目 | 午後 | お昼すぎ |
| 3人目 | 午前 | AM |
| 4人目 | 夜 | 19時以降 |
| 5人目 | 午前 | 10時〜12時 |
選択式の列は、
同じ言葉がそろうので、
午前3件、午後1件、夜1件と
そのまま数えられます。
自由記述の列は、
5件とも書き方が違います。
「AM」や「10時〜12時」を
午前として数えてよいかは、
1件ずつ読んで決めることになります。
5件なら手で分けられますが、
回答が増えるほど、
この手間も増えていきます。
時間帯のように
答えの候補が決まっている質問は、
選択式にしておくと、
あとの集計が楽になります。
自由記述で集まった回答を数える時は、
元の文を消さずに、
分類用の列を足すと安心です。
分類ルールの作り方や、
書き方の違いをどこまでそろえるかは、
自由記述の整理の記事にまとめています。
在宅ワーク練習なら小さく作る
在宅ワークの練習では、
いきなり大きなフォームを作らなくて大丈夫です。
まずは、
5問くらいのフォームで試します。
例としては、
次のような形です。
- 名前は記述式
- 希望の連絡方法は選択式
- 相談したい内容はチェックボックス
- 補足は段落
- 確認事項はチェックボックス
このくらいの小さなフォームでも、
質問形式を分ける練習になります。
回答をスプレッドシートで見れば、
どの質問が集計しやすいかも
分かりやすくなります。
関連記事も一緒に読むと進めやすい
Googleフォームを作る前には、
質問項目を整理する記事が役立ちます。
回答を集めた後は、
スプレッドシートで整理する基本も
確認しておくと安心です。
Excelへ移す予定があるなら、
前回の記事のチェックも使えます。
質問を作る前、
回答を集めた後、
Excelで整える前。
この3つを分けて考えると、
Googleフォームの作業が
かなり進めやすくなります。
Googleフォーム回答をExcelに移す前に確認したいこと
よくある質問
自由記述は使わない方がいいですか
使って大丈夫です。
ただし、
数を集計したい質問には向きません。
理由や補足を知りたい時だけ、
自由記述にすると扱いやすくなります。
ラジオボタンとチェックボックスの違いは何ですか
ラジオボタンは、
1つだけ選んでもらう質問です。
チェックボックスは、
複数選んでもらう質問です。
1つに絞りたい時はラジオボタン、
当てはまるものを複数選ぶ時は
チェックボックスが向いています。
質問形式はあとから変えてもよいですか
公開前なら変えて大丈夫です。
ただし、
回答が集まった後に大きく変えると、
前の回答と後の回答が
比べにくくなることがあります。
公開前のテスト回答で、
できるだけ確認しておくと安心です。
まとめ
Googleフォームで迷ったら、
まず「あとで数えたいか」を考えます。
数えたい質問は選択式。
理由や補足を知りたい質問は自由記述。
この分け方だけでも、
フォームはかなり整理しやすくなります。
また、
1つの質問に目的を詰め込みすぎず、
その他欄も増やしすぎないことが大切です。
公開前にはテスト回答を入れ、
スプレッドシートでどう見えるかを
確認します。
この小さな確認ができると、
Googleフォーム作成や
データ整理の仕事見本にもつながります。
まずは5問くらいの小さなフォームで、
選択式と自由記述を分ける練習から
始めてみてください。
