紙資料のExcel入力を中断するとき｜仕分けと再開メモの作り方

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紙資料をExcelへ入力している途中で、
家事や別の用事のために手を止める。
戻ってきたとき、どこまで入力したか迷うことはありませんか。

中断するときは、紙の置き場所を分け、
「最後に入力した場所」と「次にすること」を残しておきます。
この記事では、架空の練習用資料を例に、
仕分けと再開メモの作り方を紹介します。

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まずは手持ちのファイルで試せる方法です。

中断する前に「最後・次・未確認」を残す

紙を片づける前に、再開するための短いメモを作ります。
「ここまで」とだけ書くより、
資料の名前・ページ・行を残すと、続きを探す目印になります。

たとえば、架空の練習用資料なら次のように書けます。

資料：練習用台帳A／全5ページ
最後に入力した場所：3ページの7行目
照合した場所：3ページの5行目まで
次にすること：6～7行目を照合してから、8行目を入力
未確認：2ページの品番が読めないため、確認待ち

入力した場所と、照合した場所は分けて残します。
入力しただけの行まで「確認済み」にすると、
再開後にチェックを飛ばしてしまうためです。

Excel側も保存し、ファイル名と保存先をメモします。
共有の仕事では、依頼元が指定した保存先と管理方法を使います。

紙の原本に直接書き込まず、別紙のメモや、
書き込み可能な自分の練習用コピーで試しましょう。
付箋が使えない原本には、貼り付けない方法を選びます。

最初は、手持ちのクリアファイルを3つ用意すれば試せます。
色だけで見分けず、分類名も書いておきましょう。
ここでは、自分の入力作業を管理するための分け方を示します。

置き場所	入れる紙・次の動き
未完了	まだ入力していない紙と、入力・照合の途中の紙。途中の束には再開メモを添える。
確認待ち	読めない文字など、自分で判断できない点がある紙。確認する内容と日付を添える。
完了	自分が担当する入力と照合を終えた紙。指定の保管・返却方法へつなぐ。

「完了」は、自分の入力と照合が済んだという意味です。
納品先の確認や検収まで済んだ意味ではありません。
また、完了した紙を捨ててよいという印でもありません。

途中まで入力した紙は「未完了」に置きます。
同じ束に未着手の紙もある場合は、
再開する紙を先頭にし、メモで位置を示しておきます。

確認待ちには「確認中」とだけ書かず、
「2ページの品番が読めない」など、止まった理由を残します。
返事を受けて作業を続けられるようになったら、
その紙を「未完了」へ戻します。

1枚に作業途中と確認待ちの箇所が混在する場合は、
「確認待ち」に置き、入力済みの範囲もメモします。
原本の束を分けられない場合は、紙を動かさず、
別の管理メモにページごとの状態を記録してください。