カウンセリングシートのExcel作り方｜PDFを自分で直せる形に

PDFしかないカウンセリングシートに、
質問を足したい。
でも、自分では直せない。

サロンや教室など、施術やレッスンの前に、
お客様に紙を書いてもらうお店の、
オーナーや受付・事務の方へ。

たとえば（架空の例）、
開業時に作ってもらったPDFのシートに、
質問を2つ足したい。
Excelに変換したら、枠と文字がばらばらになった。

この記事では、元の紙と同じ大きさ・向きの1枚に、
左右をそろえて印刷する形をめざし、
自分で直せるExcelのひな形を作ります。

私はココナラで、PDFのカウンセリングシートを、
編集できるExcelに作り直す依頼を受けました。
納品までに、位置のずれの手直しが2回ありました。
この記事は、その経験と、
Microsoftの公式サポートの情報をもとにまとめました。

扱うのは記入前の空のシートで、
紙のまま使う前提です。

流れと目安の時間です（実際に測った時間ではありません）。

• ステップ0　元の紙で確かめる（10〜15分）
• ステップ1　用紙の設定（10分）
• ステップ2　方眼・外枠・最初の1ブロック（30分）
• ステップ3　残りの枠と文字（60〜120分）
• ステップ4　試し刷り（15〜30分）
• ステップ5　直し方メモとv02（15〜30分）

全体で2〜4時間ほどです。
質問が多い用紙なら、2日に分けてもかまいません。
今日は、ステップ0と1（約20〜25分）までで十分です。

記入用紙は「変換」より「作り直し」が向く（ステップ0）

PDFは、表の作りを持たないことが多い

Microsoftの説明（WordでPDFを開くとき）では、
ほとんどのPDFは、表の作りの情報を持っていません。
表も、マスの中身とは関係のない線として保存されます。
変換しても、記入欄のマスが元どおりに戻るとは限りません。

作り直しが向く用紙・変換が向く資料

一般的な目安です。

作り直しが向く	変換が向く
枠・記入欄・チェック欄が中心	数字や名前が並んだ一覧表
1〜2枚	ページ数が多い
見た目のまま、質問を直したい	中身を集計したい

元の紙で5つ確かめる

1. 作り方（作り直しか、変換か）
2. 用紙サイズと向き（定規で測る）
   A5は148×210mm、B5は182×257mm、
   A4は210×297mm
3. 直す所（印刷した元の紙に赤ペンで書く）
4. 誰が、どのパソコンとプリンターで印刷するか
5. 今後、誰が質問を直すか

5つは、赤ペンを入れた紙の余白にメモします。
PDFの文字を選んでコピーできるかも試します。
できないPDFもあり、その場合は入力し直します。

最初に「用紙」の設定をすませる（ステップ1）

Excelで新しい空白のブックを開き、
表を作る前に、用紙の設定を入れます。
項目名は公式の日本語記事の表記で、
訳が実際の画面と違うことがあります。
Web版（ブラウザーで使うExcel）の方は、
先に、この節の最後の表を見てください。

用紙サイズ・向き・1ページに合わせる

Windows版

• 用紙サイズ：［ページ レイアウト］→［サイズ］で、
  元の紙と同じサイズを選ぶ（公式）
• 向き：［ページ レイアウト］→［印刷の向き］で、
  元の紙に合わせて［縦］か［横］（公式）
• 1ページ：［ページ レイアウト］タブの［ページ設定］の、
  右下の小さな矢印を押し、
  開いた画面の［ページ］タブで、横1×縦1にする（公式）

1ページの項目は、公式記事では［自動調整］、
画面では［次のページ数に合わせて印刷］のこともあります。

Mac版

• 用紙サイズ：公式の手順ページは未確認
• 向き：［ページ レイアウト］→［向き］で、［縦］か［横］（公式）
• 1ページ：［ページ レイアウト］→［ページ設定］の、
  ［ページ］タブで［自動調整 横］をオンにし、横1×縦1（公式）

元が1枚の用紙なので1ページに合わせ、
縮みすぎていないかは、あとでプレビューで見ます。

余白と、ページ中央の［水平］

• Windows版：［ページ レイアウト］→［余白］の、
  ［ユーザー設定の余白］で、［ページ中央］の［水平］をオン（公式）
• Mac版：同じ手順で開き、［ページの中央］の［横方向］（公式）

左右の余白は、同じ数値にそろえます。

1ページに合わせて縮むと、横に余りが出ることがあります。
［水平］がオフだと、その余りが右側に集まり、
左に寄って見えることがあります（一般的な仕組み）。

確認：［ページ］タブと［余白］タブで、
5つ（用紙サイズ・向き・1ページ・左右の余白・［水平］）が、
決めたとおりになっている。

ここで一度、保存します（余白の設定も一緒に残ります）。
例（架空）：カウンセリングシート_2026-10-01_v01.xlsx

使うExcelで、できる設定が違います

設定	Windows版	Mac版	Web版
余白	できる	できる	できない
ページ中央	できる	できる	未確認
1ページ	できる	できる	できない
用紙サイズ	できる	未確認	未確認
セルの結合	できる	できる	できる

「できない」は公式記事の記載、
「未確認」は確かめられなかったものです。
Web版だけの方は、ページ設定を、
デスクトップ版を持つ人や頼む先に任せる手もあります。
アプリが無いときは、こちらも参考に。

今日は、ここまでで十分です。

マス目の上に、枠を作る（ステップ2・3）

ステップ2　方眼にして、外枠と1ブロックを作る

細かいマス目にすると、大きさの違う枠を作りやすくなります。
列番号をまとめて選び、右クリック→［列の幅］で、
同じ幅にそろえます（公式）。
行も同じように、［行の高さ］でそろえます。
幅の単位はMac版では違うため、
全角1文字が入る幅を目安にします。

次に、用紙1枚分の外枠を、罫線で先に引きます。
プレビュー（［ファイル］→［印刷］の画面）で、
外枠が用紙いっぱい近くに出るまで、
列か行の数を足し引きします。

外枠の中に、見出しと最初の記入欄1つだけを、
結合と罫線で作ります。
プレビューで、元の紙と同じあたりに出れば続けます。
30分（目安）で形が見えなければ、
「頼むとき」の節へ進みます。

ステップ3　残りの枠と文字を、元の紙のとおりに

残りの記入欄は、セルの結合と、
下の罫線（セルの下側だけの線）で作ります。
結合すると、左上以外のマスの中身は消えます（公式）。
チェック欄は、手で書く紙なので「□」の文字で足ります。

文字は、元のPDFを見ながら入れます。
足したい質問は、ステップ5のv02で入れるので、
その分の空きを残せると楽です。
使い道（利用目的）を書く余白も残します（下の囲み）。
文字が切れたときの確認の順番は、こちらです。

図やロゴは、枠のセル範囲に収める

画面とプレビューで、隣の欄に重なっていないか見ます。
私が受けた依頼でも、1回目は、画面の表示で、
図が隣の欄に重なっていました。
図の位置と幅を枠のセル範囲に合わせた版をお送りしています。

確認：元の紙と並べて、記入欄の数と並び順が同じ。
文字切れと図の重なりが無い。上書き保存した（v01）。

集計したくなったら、別の一覧表に

方眼の様式は、回答の集計には向きません。
データの表の分け方は、こちらです。

試し刷り1枚で、位置を確かめる（ステップ4）

画面ではなく、プレビューと紙で判断する

Microsoftの拡大/縮小と印刷の記事には、
次の注意があります。

• プリンター側の用紙サイズがExcelと違うと、
  印刷結果がプレビューと合わないことがある
• 別のプリンターで刷ると、
  改ページや文字の間隔が変わることがある（印刷をファイルに保存する場面の注意）

プレビューのあと、
いつも印刷するパソコンとプリンターで、1枚刷ります。
元の紙と重ね、定規で左右の余白を測ります。

私が受けた依頼では、2回目に、
印刷で表が左に寄っていました。
ページ中央の［水平］をオンにした版をお送りし、
先方の印刷で確認がとれてから納品しています。
ただ、納品した版は、ほかの所も前の版と違うため、
この設定だけで直ったとは言い切れません。

左に寄る・2枚に分かれる・大きさが違うとき

起きたこと	見る所（上から順に）	根拠
左に寄る	①［水平］が入っているか（開き直して、ページ設定で見る）	公式
〃	②左右の余白が同じ数値か	解説
〃	③右の空いた列まで印刷範囲に入っていないか	回答例
〃	④プリンター側の用紙サイズ	公式
2枚に分かれる	①横1×縦1に合わせているか	公式
〃	②印刷範囲が枠の範囲だけか	公式
大きさが違う	①プリンター側の用紙サイズ	公式
〃	②その大きさの紙が入っているか	公式
〃	③プリンター側の拡大・縮小や割り付け	解説

「公式」は、Microsoftの記事に設定や注意があるもので、
ずれの原因と書かれているわけではありません。
「解説」は解説記事、「回答例」はQ&Aサイトで挙がった例です。
上から順に、1つずつ確かめます。

印刷範囲は、Windows版では［ページ レイアウト］タブで、
枠の範囲を選び、［印刷範囲］→［印刷範囲の設定］（公式）。
［表示］→［改ページ プレビュー］で、範囲を見られます。
Mac版は、［ファイル］メニュー→［印刷範囲］から（公式）。

プリンター側の用紙サイズは、Windows版では、
［ファイル］→［印刷］の［プリンターのプロパティ］で見ます（公式）。
開く画面は、プリンターの機種で違います。

作った人と印刷する人が違うとき

印刷する人のプリンターで、1枚刷ってもらいます。
ずれたときは「左右か上下か・どのくらいか」を、
紙の写真で伝えると早いです。

確認：1枚に収まり、左右の余白がほぼ同じ。

直し方メモと、v02で仕上げる（ステップ5）

直し方メモは3〜5行

私は製造業の事務の仕事で、
手順書やExcelの使い方ガイドなど、
4種類のマニュアルを作ってきました。
直し方メモは、その使い方ガイドをごく短くしたものです。

メモは、シート見出しの右の＋で足した2枚目のシートに、
「メモ」と名前を付けて書きます。
ステップ0の5つも写すと、次に直す人に伝わります。
印刷は、用紙のシートを選んでからします。
架空の例です。

1. 質問は空きに足す（行は丸ごと入れない。
   同じ行のほかの枠までずれることがあるため）
2. ページ設定と印刷範囲は変えない
3. 印刷前に、プリンターの用紙サイズを見る
4. 直したら版を上げ（v02→v03）、1枚試し刷りする

v02で、赤ペンの直しを入れる

名前の最後をv02にして保存し直し、
赤ペンの直し（足す質問・直す文）を入れます。
プレビューで1枚に出るかを見て、1枚試し刷りします。
元のPDF・v01・v02を、同じフォルダに並べたら完成です。
版番号の付け方は、在宅ワーク向けのこちらと同じです。

頼むとき：渡すもの・確かめること・渡さないもの

30分（目安）で形が見えないときや、
時間を取れないときは、人に頼む方法もあります。
受付・事務の方は、お店の書類なので、
頼むかどうかをオーナーに確かめてください。
頼むときのメモは、ステップ0の5つを使えば、
15分ほど（目安）です。

渡すもの

• 記入前の空のPDF（元の紙）
• 用紙サイズと向き
• 印刷に使うパソコン（Windows・Mac）とプリンターの機種
• 直したい所（赤ペンを入れた紙）

確かめること

• 編集できる形（.xlsx）で受け取れるか
• 試し刷りのあとの手直しが、何回まで含まれるか
• 直し方メモのような説明も付けてもらえるか
• 体調などを聞く欄がある用紙を、受けてもらえるか

渡さないもの

• お客様が記入したシート（写真・スキャンも）

個人情報保護委員会のガイドライン（通則編3-4-4）では、
個人データの扱いを外に任せるとき、
必要のない個人データを渡さないのは当然、とされています。

渡す前の確認は、
見えない個人情報を確認する3か所（AIに渡す場面の記事）も参考に。

まとめ：完成チェックと、今日の一歩

完成チェック5項目

1. 用紙サイズ・向きが、元の紙と同じ
2. 試し刷りで1枚に収まり、左右の余白がほぼ同じ
3. 画面と紙で、文字切れと図の重なりが無い
4. 直し方メモ（3〜5行）がある
5. 赤ペンの直しを入れたv02でも、1枚に出る

やらないこと

• 変換で、元の見た目を再現しようとする
• お客様が記入したシートを、変換サイト・AI・人に渡す
• 質問の項目の「正解」探し
• 関数・プルダウン・マクロ
• 画面の見た目だけで、列の幅を何度も直す

まず、印刷した元の紙に、
直したい所を赤ペンで書き込むところから始めてください。

在宅ワークで、「PDFの用紙をExcelにしてほしい」と頼まれたときも、
この順番が目安になります。